¿QUÉ CAMBIOS EN LA OFICINA PUEDEN FAVORECER LA PRODUCTIVIDAD?

Hoy los profesionales no sólo buscan un empleo que les ofrezca una remuneración atractiva sino también una perspectiva de desarrollo y crecimiento, y en ese enfoque valoran cada vez más el contar con un ambiente agradable y motivador, por lo que es necesario tener claro este elemento en estrategias de reclutamiento y fidelización. 

Adicionalmente, está debidamente respaldado el hecho de que contar con un ambiente agradable de trabajo impacta directamente en la productividad de los empleados. 
Por todo ello, realizar ciertas modificaciones en nuestras áreas de trabajo puede resultar una inversión muy rentable a bajo costo. ¿Quieres potenciar la retención de tu fuerza laboral de forma sencilla y rentable? Veamos siete aspectos que hacen maravillas para mejorar los ambientes de trabajo en oficina:

1. DISTRIBUCIÓN DE ESPACIO: En las oficinas compartidas, sería unas excelente idea estudiar la posibilidad de estudiar una reestructuración del espacio, buscando optimizar el área, así como facilitar la comunicación y el trabajo colaborativo.  Se debate mucho sobre el uso de cubículos o áreas abiertas. Si bien los primeros aportan cierta privacidad, si son muy pequeños pueden generar un ambiente claustrofóbico. 
En las áreas abiertas con mesas largas o módulos a la vista esto no se da, y es una opción ideal para organizaciones con estilos de trabajo dinámicos y flexibles. En algunos casos, este sistema puede generar caos y desorden si no se maneja resposablemente. 
La movilidad también es un punto a considerar al contar con asientos, escritorios y otros muebles. La posibilidad de tener piezas que puedan unirse y volverse a separar es cada vez una alternativa más atractiva. Lo más recomendable es analizar cada caso en particular y permitir que el personal aporte ideas que serán valiosas, ya que nacen de la experiencia laboral in situ.

2. ORDEN: Tener montículos con documentos en viejos archivadores arrumados, o cajas unas sobre otras llenas de documentos que no tienen un lugar, gritan a todo el que las ve: "¡aquí no sabemos cómo lidiar con esto!".  Y ese es un mensaje desalentador para cualquier persona.

No es necesario invertir grandes cantidades de dinero en accesorios de moda o muebles de diseñador, pero sí es importante que los papeles estén correctamente guardados en muebles adecuados, que los archivadores estén forrados y rotulados,  y que se respeten ciertos parámetros de orden y limpieza que no sólo ofrecen una mejor imagen de la empresa, sino que constituyen un aporte a la higiene y la seguridad, ayudan a generar un ambiente propicio a la productividad, facilitan el ahorro de tiempo y alimentan el optimismo y la energía positiva en quienes laboran, contribuyendo a construir un clima laboral apropiado. 
No se trata de tener limpias las superficies trasladando el caos al interior de los cajones, sino de cuidar el orden y la limpieza, como factores necesarios para un trabajo eficiente, ya que un ambiente de trabajo desordenado genera pérdida de tiempo buscando siempre todo lo que "está por aquí en alguna parte" (y el tiempo es dinero)), facilita cometer errores (en la confusión es mucho más difícil ser eficiente) y además contribuye a generar una sensación de impotencia, caos y frustración que no deseamos para nuestra organización, ¿cierto?

3. USO DEL COLOR: Los estudios demuestran que los colores tienen  la capacidad de estimular el cerebro humano hacia el dinamismo o la relajación, la tristeza o el desánimo, y aunque no existe un “mejor color” para una oficina, si existen opciones que deberán ser elegidas de acuerdo a la necesidad de cada espacio.  Algo en lo que se debe incidir es en no recomendar usar los colores corporativos, ya que, con muy pocas excepciones, suelen ser combinaciones diseñadas para llamar la atención pueden ser poco recomendables para un ambiente productivo. Al elegir los colores a usar en primer lugar habría que determinar si se usarán colores cálidos o fríos. 

Los colores cálidos son la gama del rojo (desde el marrón hasta el amarillo pasando por el naranja) son alegres y proyectan energía y productividad. 
Los ambientes que incluyen tonos neutros como marrón, salmón o beige  suelen generar una atmósfera cálida  donde las personas se sienten acogidas. 
Los colores fríos  van desde el  verde hasta el púrpura, pasando por el azul, y se caracterizan por  generar un ambiente más calmo y facilitar la concentración, permitiendo la sensación de frescura, especialmente si se usan en tonalidades pastel o en combinación con blanco.  
El gris, el crema y el blanco son colores muy usados pues son considerados "neutros", es decir, que no resultan perturbadores, pero si bien no afectan negativamente tampoco estimulan  el desempeño o la creatividad. Un punto a favor es que nos permiten resaltar elementos de colores más protagónicos.

¿Qué nos dicen los colores? Aunque nada es absoluto, algunos de los principales efectos que los colores tienen en la gran mayoría de personas, son:

• Amarillo: Estimula la actividad del cerebro y favorece la comunicación. Es recomendable para lugares en los que los trabajadores busquen incrementar su energía.
• Azul: Especialmente indicado para lugares estresantes  que requieren calma y concentración, como para las personas que buscan creatividad y desarrollar trabajo individual.
• Blanco: Ayuda a la objetividad y al trabajo intelectual. Además, crea un ambiente de orden, calma y control. Es un elemento positivo en casi cualquier ambiente pues facilita la integración de materiales y colores diversos.
• Marrón / beige: Los tonos terrosos tienen efectos relajantes (contrarrestan el estrés) y disipan las emociones fuertes al mismo tiempo que te trasmiten calidez humana.
• Naranja: Este color favorece la interacción con los demás y la comunicación informal. Las tonalidades más suaves favorecen la escucha y la conciliación.
• Rojo: Es muy estimulante, facilita la extroversión y activa una actitud de alerta. Por otro lado, el rojo intenso en grandes áreas  pueden alentar tendencias agresivas o de conflicto.
• Verde: Favorece la creatividad, la concentración y la relajación. Genera la idea de equilibrio y conexión con la naturaleza.

Hay que tener en cuenta que no se trata sólo de pintar las paredes, sino que se pueden usar elementos de color que ayuden a lograr un ambiente más eficiente y trasmitir el mensaje que se busca a quienes laborarán en él. 
En la duda, una opción muy recomendable es usar un color principal neutral (blanco, gris, beige) y combinar con él elementos complementarios en los colores elegidos para motivar el estado de ánimo  de los colaboradores.

4. MOBILIARIO: renovar los escritorios a veces es costoso pero las sillas suelen ser un elemento que se gasta con el uso. Invertir en una nueva, con un diseño adecuado, puede aportar mucho a la productividad de su usuario, ahorrando costos por temas de una columna adolorida o un colaborador agotado por trabajar en una mala postura. Adicionalmente, cuando un colaborador recibe una nueva silla también recibe un mensaje: “Eres importante para nosotros; nos interesa tu bienestar”.
Ofrecer accesorios de oficina que faciliten organizar el papeleo y tener en orden sus elementos de trabajo también es una idea efectiva que trasmite un mensaje poderoso.

5. SEGURIDAD: es vital reconocer que se requieren dejar espacios para desplazamientos de emergencia, y tener debidamente señalizadas todas las áreas como zonas de peligro, equipos contra incendio, etc. También es adecuado poner atención sobre las necesidades de iluminación, ventilación, transporte.

6. COMODIDAD: Todas las organizaciones, grandes o pequeñas, pueden hacer mucho por sus empleados contribuyendo a su bienestar y comodidad, con un costo que se convierte en insignificante si se compara con la fidelización resultante y el aumento de la productividad del personal. 
Monstruos como Google, Lego  o Pixar cuentan con gigantescos espacios para que sus empleados se diviertan en sus descansos y puedan volver al trabajo desarrollando su capacidad creativa, sin embargo, si se desea se pueden hacer grandes cosas interesantes en áreas pequeñas y con mucho, mucho menos presupuesto.¿Algunas ideas?

• Una cafetera o un kitchenette que ofrezca la posibilidad de tomar un café, infusiones o jugos, puede ser un centro de reunión que reanime al personal en el momento del refrigerio. Pueden generar a partir de ahí alternativas originales, como un horario de pausas breves que fomenten el compañerismo, permitan la relajación y favorezcan reanudar el trabajo con energía renovada.
• Un mural social, que sea manejado por los propios empleados les da la oportunidad de compartir sus temas, sus fechas de cumpleaños o algún reconocimiento interno. Puede incluir un espacio para comentarios espontáneos o sugerencias. Puede trabajarse mediante un pizarra acrílica, un muro de corcho o cualquier otra superficie, basta con que esté bien estructurado y sea visible para todos. 
• Una pequeña área de descanso: Tal vez un sofá cómodo, una mesa con sillas, un cajón con revistas, un sillón y un par de macetas con plantas agradables y de fácil mantenimiento pueden ofrecer un momento de distensión a la hora del almuerzo o lugar al que ir por unos minutos para estar a solas luego de un episodio difícil en el trabajo.
• Opciones de relax: Grandes empresas han instalado toboganes o columpios para sus empleados, sin embargo una alternativa sencilla y accesible es brindarles juegos de mesa como cubos rubbick, rompecabezas (los hay de muchas formas), scrabble, crucigramas, etc. Si se cuenta con algo de espacio, una mesa de ping pong o un fulbito de mesa son también opciones interesantes y muy populares.

7. AMBIENTACIÓN: Esto puede ayudar mucho a proporcionar una atmósfera laboral más segura, más agradable y más eficiente, y no requiere mayor gasto.
Se puede contribuir con una ambientación agradable sin gastar mucho con el uso de elementos visuales como  ampliaciones con fotos motivadoras, la misión de la organización en letras muy grandes y atractivas, algunas plantas (cerca de ventanas o fuentes de luz natural)  o una nueva señalización de cada subárea.
Los textos adhesivos son un elemento de muy bajo costo y fácil de instalar, que genera

reflexión y aportan al cambio, ya que son leídos casi inconscientemente, al pasar cerca. Una pequeña planta de escritorio puede ser una forma simple y económica para acercar la naturaleza y toda su carga de energía positiva. Los cactus o los bonsai, por ejemplo, son plantas excelentes para ello, ya que no ocupan mayor espacio y casi no requieren mantenimiento.
Que cada trabajador pueda personalizar un tanto su área, suele ser de mucho agrado para la mayoría de personas y facilita su jornada laboral, pero es bueno supervisar que no conviertan espacios de trabajo en galerías para sus fotos familiares, altares religiosos o exhibidores de pequeños recuerdos que son inocuos de forma individual pero pueden llegar a ser muy perjudiciales para el orden y la limpieza, por no decir la imagen del área, cuando se pierde la medida de la cantidad.   

¡OJO! 
Es importante tener presente que la motivación ambiental debe estar relacionada con el estilo de trabajo de los colaboradores, pues deben concentrarse y orientarse a sus labores en un medio más estimulante. 
También se debe recordar que no existe decoración que reemplace a la cultura organizacional, que es de dónde provienen los estímulos principales: respeto, apoyo y reconocimiento.