LOGRA TUS OBJETIVOS USANDO TU TIEMPO EFICIENTEMENTE

Tú quieres lograr tus objetivos exitosamente pero tal vez eres como tantas personas inteligentes y capaces, que tienen dificultades por la forma como administran su tiempo, y obtienen menos resultados de los que esperan o necesitan.

De una u otra forma, el tiempo es el mismo para todos y es el mismo siempre, sin embargo para unos parece ser una mina de oro pues logran usarlo eficientemente mientras para otros es un pantano del que de tanto en tanto emerge algo útil. Mientras unos parecen tener un día de 30 horas por lo mucho que logran realizar, otros no se dan abasto para cumplir con lo más básico.

¿De qué depende eso?

“Cuida los minutos, pues las horas ya cuidarán de sí mismas”, decía Lord Chesterfield, político y escritor inglés, y es que son las pequeñas distracciones cotidianas las que nos perjudican día a día, pues sumadas nos hacen perder tiempo valioso... sin darnos cuenta.

Para adquirir un estilo de trabajo eficiente en la administración del tiempo, es necesario realizar tres sencillos pasos: 1) Diagnóstico, 2) Revisión y 3) Reorganización.

1)       Diagnóstico

Para tener un cuadro claro de su estilo de manejo del tiempo, es necesario que
durante dos o tres días, lleve un registro de las actividades cotidianas, con hora de inicio y de término. Obviamente deberá ser honesto consigo mismo y no esforzarse por hacer las cosas de forma diferente que de costumbre. Anote todo: reuniones, tareas, llamadas, distracciones (redes, conversaciones, etc.), tiempo de espera exclusivo, tiempo concentrado en una tarea, etc. Si lleva con usted una pequeña libretita con un lápiz,  podrá realizar la tarea fácilmente. Al terminar cada día pase en limpio la información de acuerdo a esta clasificación:

•  Tiempo efectivo (trabajo real)
•  Tiempo excesivo (demasiado para la tarea)
•  Tiempo de preparación (para una tarea)
•  Tiempo muerto (actividades no provechosas)
•  Tiempo perdido (distracciones).

2)        Revisión

Este análisis le dará un cuadro claro de cuál es su mayor debilidad, por lo tanto, le estará marcando la ruta de lo que debe combatir. Tal vez se distrae fácilmente comunicándose con los demás y eso le resta tiempo para sus tareas, o se distrae fácilmente con la tecnología (smartphone, tablet, redes, etc.), o tal vez es de los que se pone a analizar  más de lo necesario y se excede en los plazos que debe seguir. Puede ser más de una pero no más de tres. Escríbalas con claridad y letra grande, Léalas y asuma su responsabilidad en el proceso. Usted ha adquirido un mal hábito que le está perjudicando laboralmente, y por lo mismo Usted es quien puede cambiar eso y lo hará ahora mismo.

Una vez defina su área de mejora, podrá reprogramarse y usar los apoyos necesarios para hacerlo exitosamente.

3)         Reorganización

De acuerdo a lo que ha anotado y a sus necesidades, convierta lo negativo en un objetivo a lograr y anótelo en su papel. Si su problema es que le dedica mucho tiempo a revisar correos (que no son prioritarios para su trabajo del día) su objetivo puede ser  “no mirar mi  correo personal hasta el final del día”. Si con frecuencia termina conversando con otras personas en lugar de concentrarse en su trabajo, su objetivo puede ser “decir ´ahora no puedo´ cada vez que lo llaman a comentarle cosas irrelevantes”.  Si es de los que revisa demasiado las cosas y no concluye sus tareas a tiempo, su objetivo puede ser “determinar el tiempo que le dedicaré a cada tarea y poner una alarma que le indique cuando el tiempo se ha agotado”, etc.

Lo importante es tomar medidas sencillas pero concretas, fáciles de implementar, de modo que pueda realizar cambios inmediatos. Con el tiempo, puede ir aumentando las cosas que puede mejorar para ir acercándose a sus verdaderos objetivos.

Tips útiles para organizar su tiempo en el trabajo

• Utilice herramientas. Anote todos sus pendientes del día/semana/mes,  para  priorizarlos y recordarlos fácilmente. Las agendas, calendarios, planificadores, etc., son muy útiles y por ello los utilizan las personas más exitosas.
• Planifique su jornada. Establezca sus prioridades del día al inicio del mismo y numérelas en el orden en que las debe atender. Respete eso.
• Tenga conciencia del tiempo efectivo del que dispone. Piense lo que debe realizar y programe cuánto puede dedicarle a cada tarea. Anótelo si es necesario, y cúmplalo. 
• Cuide su alimentación. Una dieta basada en grasas y carbohidratos le hará sentir más aletargado y dificultará su concentración. Un cerebro despierto y ágil requiere una dieta saludable, con granos, verduras y fruta.
• Distinga Intereses de Prioridades. A veces tenemos hobbies o actividades que nos apasionan, pero si queremos aprovechar el tiempo correctamente debemos tener mucho cuidado de no ocupar tiempo laboral con actividades personales. 
• No se comprometa con cosas que no podrá cumplir. Muchas veces terminamos haciendo encargos de terceros y postergamos nuestras tareas más importantes por ello, complicando nuestra situación.
• Haga su trabajo, no el ajeno. Tenga claro cuáles son tareas suyas y cuáles de los demás, y no realice el trabajo de otros aunque crea que usted lo hará mejor.
• Genere hábitos positivos. Está estudiado que las personas más exitosas poseen hábitos y horarios claros y se adhieren a ellos, para aprovechar su tiempo al máximo. Refuerce los momentos que le resultan más complicados estableciendo una rutina dinámica para ellos. Si lo hace con constancia, la costumbre lo hará muy fácil. 
• Use recordatorios.  Puede ser pequeños letreros en los elementos que le resultan distractores o áreas de “peligro”, como dispositivos electrónicos o la pantalla de su computador, por ejemplo, para recordar que debe usarlos de un modo muy específico.
• Desayune. Quienes no lo hacen por no haberse organizado, probablemente buscarán un momento para comer algo en el trabajo, lo que los distraerá de sus tareas y les quitará un tiempo precioso.
• Haga ejercicio. Las personas que se ejercitan frecuentemente mejoran no sólo su salud sino  su desempeño intelectual, lo que ayuda a tener la mente clara y las ideas en orden.
• Organícese desde temprano. Quienes suelen llegar tarde al trabajo o se van de parranda hasta altas horas de la noche, generalmente son menos proactivos en la jornada. Duerma bien, organice su rutina en casa y salga a su trabajo con tiempo suficiente para llegar tranquilo y con actitud ganadora. Da muy buenos resultados llegar antes de la hora  y preparar su día que llegar a las carreras y comenzar la jornada estresado.

Finalmente, recuerde lo que decía Jim Rohn: "El tiempo es más valioso que el dinero.  Usted puede conseguir más dinero, pero no más tiempo."